Zásady ochrany osobních údajů

Během registrace jako člen spolku a po dobu trvání členství, ale i během používání našeho webu, při odběru aktualit a využívání našich služeb nám svěřujete své osobní údaje. Zpracování a správa těchto údajů se řídí níže uvedenými zásadami, které jsou v souladu s požadavky evropského Nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

Spolek Toysaurus, z.s. se sídlem Dolní Jirčany 618, Psáry, 25244, IČ:13957457, zapsaným v obchodním rejstříku pod spisovou značkou 75509 L, Městský soud v Praze (dále jen správce či spolek) prohlašuje, že veškeré osobní údaje jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Správce je ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) správcem osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) osobní údaje pro výkon své činnosti.

Správce osobních údajů:
Spolek: Toysaurus, z.s.
IČO: 13957457
Adresa: Dolní Jirčany 618, Psáry, 25244
E-mail: info@toysaurus.cz
Tel: +420 732 994 222

Právní základ pro zpracování osobních údajů:

členství ve spolku (registrace subjektů údajů na webové adrese www.toysaurus.cz),
smlouva o výpůjčce movité věci a smlouva kupní,
provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů,
splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
ochrana oprávněných zájmů správce,
souhlas subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.

Účely zpracování osobních údajů:

plnění smlouvy o výpůjčce movité věci a smlouvy kupní,
provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů,
správa uživatelského účtu subjektu údajů,
plnění právních povinností – zejména povinností dle účetní a daňové legislativy,
ochrana oprávněného zájmu správce – ochrana práv a právem chráněných zájmů správce, např. vymáhání nesplněných závazků apod.,
zasílání obchodních sdělení a nabídky služeb prostřednictvím e-mailu, zejména ve formě newsletteru odeslaného na emailovou adresu člena spolku (prostřednictvím e-mailu lze odběr newsletteru odhlásit, v takovém případě nebude správce elektronické kontakty pro tyto účely využívat),
vedení záznamu o chování na webových stránkách provozovaných správcem, tzv. soubory cookie (malé textové soubory obsahující zanedbatelné množství informací (písmena a číslice), které se ukládají do Vašeho zařízení při návštěvě konkrétní webové stránky. Jsou užitečné především proto, že umožňují webovým stránkám rozeznat webový prohlížeč nebo zařízení, které uživatel používá.)

Správce zpracovává následující osobní údaje dle účelu zpracování:

Osobní údaje, které jsou poskytovány správci v rozsahu požadovaném stanovami a přihláškou do spolku – jméno, příjmení, datum narození a adresa, jsou zpracovávány za účelem vedení evidence členské základny, informací o činnosti Správce, plnění účelu, pro který byl Spolek založen, a s tím souvisejícími činnostmi (např., pořádání akcí, propagace činnosti Správce apod.). Jejich poskytnutí je tak povinné.
Poskytnutí požadovaných kontaktních údajů jako je telefon či e-mail je dobrovolné, ale jejich poskytnutí umožňuje komunikaci se členem a tím jeho lepší informovanost o záležitostech spolku, o konání akcí atd. Upozorňujeme, že některé zprávy spolek zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, pozvánky na akce nebo automatické potvrzení o vrácení knih. Tyto zprávy Vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li Váš správný e-mail.
Platební údaje včetně historie plateb, informace o složené záloze a údaje o platební kartě a jiné transakční údaje jsou zpracovávány za účelem vedení evidence o platbách členských příspěvků a služeb nabízených spolkem.
Spolek uchovává přehled o historii výpůjček a záznamy o použití členského konta a pohybu položek, informace o zadaných rezervacích, případně další informace (zakoupené/objednané položky) pro případ řešení sporných situací i pro přehled člena. V případě, že si člen nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání e-mailem.
Dobrovolné je rovněž poskytnutí souhlasu k pořizování fotografií a videozáznamů člena, pokud se nejedná o případ, kdy tohoto souhlasu není třeba dle platné právní úpravy. Na některých našich akcích pořizujeme fotografickou dokumentaci či video záznam. Fotografie používáme v propagačních materiálech. Pokud s výše uvedeným nesouhlasíte, informujte nás o tom před navštívením akce na info@toysaurus.cz.
Jakékoliv další informace poskytnuté pro účely plnění smlouvy, plnění právních povinností

Požadované osobní údaje jsou ve spolku evidovány nejen ze shora uvedeného důvodu pro oprávněnou činnost spolku, ale i z důvodu zajištění plnohodnotného využívání všech práv a výhod spojených s členstvím. Jde zejména o půjčování zboží a služby na to navázané (správa členského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách spolku (rezervace prostoru, přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků). Na základě znalosti členů, kteří služby spolku pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových položek.

Způsob zpracování, zabezpečení a ochrana osobních údajů:

Osobní údaje jsou správcem zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně. Správce je oprávněn shromažďovat, uchovávat a využívat určité informace prostřednictvím automatizovaných prostředků, např. statistické informace získané při prohlížení webových stránek provozovaných správcem. Ze strany správce nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování dle čl. 22 GDPR.

Spolek spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Osobní údaje budou archivovány v elektronických souborech, ve kterých budou zpracovány pro uvedené účely. Pokud by určitý případ porušen zabezpečení Osobních údajů měl mít pravděpodobně za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí spolek toto porušení bez zbytečného odkladu členovi.

Osobní údaje třetích osob

Osobní údaje třetích osob, které správce obdrží v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije správce za účelem plnění smlouvy Správce bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

Osobní údaje subjektů údajů, které nebyly získány od těchto subjektů, poskytuje správci zákazník v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy nebo jsou získávány z veřejně dostupných zdrojů (zejména veřejné rejstříky apod.).

Příjemci osobních údajů

statutární orgán a oprávnění zaměstnanci správce,
orgány veřejné moci,
poskytovatelé údržby informačního systému a podpory provozu on-line půjčovny
externí zpracovatelé osobních údajů smluvně sjednaní správcem (např. přepravci apod.)

Správce dále poskytne osobní údaje příjemcům, jimž je povinen je zpřístupnit na základě

příslušného právního přepis. Osobní údaje nebudou předány příjemci ve třetí zemi nebo mezinárodní organizaci, s výjimkou případů, kdy tak ukládá správci právní předpis.

Zpracování jinými subjekty

Spolek zpracovává osobní údaje svých členů ve vlastním systému, a nikomu je tedy za účelem správy nepředává. K vašim osobním údajům mají přístup naši dobrovolníci a spolupracovníci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí a proškoleni v oblasti bezpečnosti zpracování osobních údajů. Pro zajištění některých konkrétních zpracovatelských operací využíváme služeb a aplikací zpracovatelů, kteří se na dané zpracování specializují a jsou v souladu s GDPR. V některých případech využíváme služby dalších poskytovatelů, např. online služby společnosti Google.

Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je správce povinen osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Osobní údaje zpracováváme dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:

Po dobu trvání členství člena a nejdéle po dobu 3 let ode dne, kdy zrušení členství ve spolku. Po uplynutí této doby údaje spolek anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné člena identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Spolek takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může člen požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb spolku. Člen si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, a to i opakovaně zasláním žádosti na email spolku.

Údaje o peněžitých transakcích mezi spolkem a členem uchováváme po dobu 5 let.
Zasílání obchodních sdělení a nabídka služeb po dobu trvání oprávněného zájmu správce nebo po dobu trvání souhlasu se zpracováním osobních údajů, případně do odvolání souhlasu se zpracováním, případně v souladu se zvláštními právními předpisy (např. 480/2004 Sb.) vedení záznamu o chování na webových stránkách provozovaných správcem po dobu trvání souhlasu subjektu údajů.

Práva subjektu údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů členům náleží práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo:

získat od Spolku informace o tom, jak a jaké Osobní údaje jsou zpracovávany a spravovány, a pokud zpracovávány jsou, má člen právo získat ke svým Osobním údajům přístup;
na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů. Správce provede opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti,
na výmaz při splnění určitých podmínek má člen právo požádat správce o výmaz osobních údajů, které se ho týkají,
na omezení zpracování osobních údajů má člen právo, aby správce v určitých případech omezil zpracování jeho osobních údajů,
na přenositelnost Osobních údajů, tj. získat od Spolku Osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu,
vznést námitku na zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů správce.
kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním těch osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě takového souhlasu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním,
podat stížnost v případě pocitu, že s Osobními údaji není zacházeno v souladu se zákonem. Stížnost lze podat přímo správci, nebo se se stížností obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

V případě opakovaných či zjevně nedůvodných žádostí o uplatnění výše uvedených práv je správce oprávněn za realizaci daného práva účtovat přiměřený poplatek, popřípadě jeho realizaci odmítnout. O takovém postupu budete informováni.

V případě, že budete jakkoli nespokojeni se zpracováním svých osobních údajů prováděným správcem, můžete podat stížnost přímo správci, nebo se se stížností obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Více informací o právech subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz.

Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 1.10.2022